11 Rahasia Menyampaikan Berita Buruk di Tempat Kerja

Berikan umpan balik dengan cepat tetapi tidak segera.
Jangan tunggu review tahunan untuk memanggil bidang perbaikan. Bawa perhatian ke masalah dengan cepat sehingga detailnya segar di pikiran Anda. Sehari setelah kejadian adalah sweet spot; memiliki sedikit waktu memadamkan emosi yang terlalu panas dan membuat Anda bersiap dan lebih bijaksana dengan kata-kata Anda. "Pada saat ini, kedua belah pihak akan memiliki reaksi yang lebih kuat, kurang membantu," kata Jennifer Porter, mitra pengelola Grup Boda, sebuah perusahaan pengembangan kepemimpinan dan tim. Tinjauan tahunan atau triwulanan harus mencakup tujuan dan fokus pada umpan balik berwawasan ke depan — misalnya, apa yang seseorang perlu lakukan lebih banyak atau kurang dari untuk memajukan karir mereka ("Jika Anda menjadi lebih ahli dalam analisis data, saya dapat melihat Anda melompat ke yang berikutnya tingkat").

Ingat niat Anda.
Pikirkan mengapa Anda ingin berbagi umpan balik sejak awal. "Anda melakukan ini karena Anda ingin membantu orang tersebut berhasil," kata Porter. Pada saat itu, mungkin terasa kurang berbelas kasih dari itu — Anda mungkin berpikir Anda hanya perlu mengekang kebiasaan buruk atau memperbaiki pekerjaan yang ceroboh — tetapi segala bentuk umpan balik membantu tim Anda belajar dan tumbuh. Anda juga ingin mendapatkan kepercayaan mereka. "Jika Anda tidak memberikan umpan balik, orang lain akan dan mungkin tidak melakukan pekerjaan sebaik yang Anda akan miliki," kata Freyan Billimoria, direktur operasi orang di Skillshare, komunitas pembelajaran online. Selama percakapan, ungkapkan niat Anda. Katakan, "Saya memberi tahu Anda ini karena saya peduli dengan Anda, dan saya ingin Anda seefektif mungkin."

Pikirkan tentang kontennya, bukan pengirimannya.
Banyak manajer khawatir tentang bagaimana mereka akan melunakkan pukulan alih-alih apa yang akan mereka katakan, kata Porter. “Itu seperti mempersiapkan untuk memberikan pidato dan fokus pada apa yang akan Anda kenakan daripada konten presentasi Anda,” ia mencatat. Tanyakan pada diri sendiri, "Apa pesan inti saya? Apa yang saya harap orang ini singkirkan dari percakapan? Apa yang saya ingin terjadi selanjutnya? "Tulis apa yang akan Anda katakan dan praktikkan di kamar mandi atau pada rekan kerja yang tepercaya. Memusatkan perhatian pada perilaku atau tindakan, daripada mendiskusikan perasaan, dan memberikan contoh konkret, seperti “Saya perhatikan Anda menginterupsi orang enam kali dalam pertemuan itu” (versus “Anda tidak sopan terhadapnya rekan kerja ").

TERKAIT: Inilah Persisnya Cara Mendapatkan Jadwal yang Fleksibel di Tempat Kerja

Mulailah dengan pertanyaan.
Diskusi harus berupa dialog, bukan monolog. Katakan, "Saya ingin bercakap-cakap dengan Anda untuk berbagi umpan balik. Apakah itu baik-baik saja? ”Sudah menjadi sifat manusia untuk mengatakan ya, tetapi dengan meminta izin, Anda dapat memperkuat hubungan, kata Porter. Taktik lain: Mintalah orang lain memimpin pembicaraan. Katakan, "Saya ingin sekali berbicara dengan Anda x. Menurut Anda apa yang berjalan dengan baik? Apa yang menurut Anda tidak? "Beri karyawan Anda waktu untuk merespons. "Dalam banyak kasus, mereka sudah tahu di mana mereka gagal," kata Fran Hauser, penulis Mitos Gadis Baik ($16; amazon.com). "Ketika Anda membingkai percakapan sebagai kolaborasi alih-alih kritik, nadanya lebih mendukung."

Gunakan lebih sedikit kata.
Buat sespesifik mungkin. Frase yang tidak jelas atau klise ("Anda harus bekerja dengan kehadiran eksekutif Anda") atau umpan balik berlapis gula membingungkan bagi pendengar, meningkatkan kemungkinan bahwa mereka akan kehilangan poin Anda sepenuhnya. "Jika Anda menggunakan 100 kata untuk mengatakan seseorang melewatkan tenggat waktu, Anda terlalu banyak menjelaskan," kata Porter. Dan begitu Anda memuat kata-kata pengisi dan pelembut ("Saya tahu Anda terlalu banyak bekerja"), umpan balik mulai terasa pribadi dan bias dapat masuk, kata Billimoria. Alih-alih, langsung ke pokok permasalahan dan sebutkan apa yang Anda amati. Katakan, “Saya perhatikan kami melewatkan tenggat waktu untuk dua laporan terakhir. Apa yang terjadi?"

Jangan mempermudah pesan Anda.
Kebiasaan yang umum dalam memberikan umpan balik negatif antara dua irisan pujian mungkin naluriah, tetapi itu adalah salah satu kesalahan terbesar yang dilakukan manajer, kata Billimoria. Menyembunyikan umpan balik di dalam pujian sekali pakai mengambil kekuatan dari kata-kata Anda. “Orang-orang melihatnya datang; maka mereka akan mengabaikan yang positif, menunggu yang negatif, dan tidak akan percaya apa yang Anda katakan, "kata Porter. Apa yang dapat Anda lakukan untuk menjadi baik tetapi langsung: Ekspresikan umpan balik secara positif, kata Hauser. Katakan, "Banyak yang berjalan baik, tetapi saya memiliki umpan balik yang membangun tentang beberapa hal yang perlu diperbaiki," atau "Saya punya beberapa saran yang mungkin membantu Anda."

TERKAIT: Atasi Kotak Masuk Anda untuk Tetap Baik Dengan E-mail Tips Manajemen dari Pro

Berikan konteks.
Mengapa Anda peduli jika seseorang mengantar kerja lembur? Atau apakah format presentasi tidak sempurna? Jawabannya mungkin jelas bagi Anda, tetapi karyawan perlu memahami alasan di balik umpan balik Anda. Coba letakkan catatan khusus di dalam gambar yang lebih besar — ​​misalnya, "Ketika departemen kami terlambat bekerja, itu juga memengaruhi tim lain," atau "Saat keuangan Anda terlihat tidak selaras, itu dapat memberi orang-orang kurang percaya diri pada angka-angka Anda. mendengar.

Bersikap empatik.
Sulit menerima komentar kritis. “Tidak masalah seberapa terampil Anda dalam memberikan umpan balik. Itu masih menyengat, ”kata Porter. Jangan terlalu keras, dengarkan perspektif orang lain, dan tetap tenang. Selain itu, hindari kata "Anda" jika Anda bisa. "Pilihan kata yang halus dapat membuat percakapan terasa seperti dialog daripada serangan," kata Hauser. Misalnya, alih-alih mengatakan, "Ini yang saya pikir bisa Anda lakukan secara berbeda," katakan, "Ini yang saya pikir bisa dilakukan secara berbeda."

Lakukan tatap muka.
Memberikan berita sulit melalui email atau telepon memang menggoda, tetapi bertemu langsung (atau melalui Skype atau FaceTime) lebih efektif, kata Hauser. Hal ini memungkinkan Anda untuk membaca isyarat nonverbal dan niat emosional satu sama lain. "Bertatap muka adalah satu-satunya cara untuk memastikan bahwa orang lain dapat merasakan belas kasih Anda," kata Hauser. Selain itu, jika Anda tidak dapat melihat karyawan Anda, akan lebih sulit untuk melihat apakah mereka kecewa atau bahkan memperhatikan apa yang Anda katakan. "Duduk tegak dan pertahankan kontak mata, tidak peduli betapa sulitnya itu," kata Hauser.

Miliki rencana tindak lanjut.
Tutup percakapan dengan diskusi tentang langkah selanjutnya. Tanyakan bagaimana Anda bisa membantu dan memutuskan bersama kapan Anda harus berbicara lagi (berhari-hari, berminggu-minggu, atau berbulan-bulan kemudian, tergantung masalahnya). Kemudian check in setelah satu atau dua hari untuk melihat bagaimana perasaan orang lain. Itu wajar bagi penerima umpan balik untuk menjauh sedikit terluka dari percakapan, bahkan jika itu adalah yang produktif, kata Porter. “Anda harus memberi orang waktu untuk memproses,” kata Billimoria. "Kunci untuk hubungan yang kuat adalah mengulang kembali." Ketika Anda melakukannya, Anda akan mendapatkan kepercayaan, yang akan membuat umpan balik berbagi di waktu berikutnya lebih mudah.

Ingatlah untuk memberikan banyak pujian juga.
Jadikan menyampaikan umpan balik positif sebagai bagian dari rutinitas Anda — jangan hanya memerasnya ke dalam percakapan yang tidak menyenangkan. Intinya bukan hanya untuk menenangkan orang atau memberi semua orang piala; umpan balik positif adalah alat pengembangan profesional. Pertama-tama, itu konstruktif — berguna bagi orang untuk mengetahui apa yang mereka lakukan dengan baik sehingga mereka dapat terus melakukannya. Kedua, ini membantu menciptakan budaya yang lebih terbuka dan toleran terhadap umpan balik, kata Porter. Lebih spesifik di sini. Katakan, “Saya sangat suka cara Anda menangani tantangan itu,” atau “Saya menghargai Anda berbicara dengan departemen lain untuk mendapatkan dukungan mereka.” Dan seringlah mengatakannya. "Untuk setiap kritik, Anda harus memberikan setidaknya lima pujian," kata Hauser. "Ini membawa orang ke tempat di mana mereka mendambakan umpan balik."