7 Perintah Etiket Email yang Harus Ditaati Setiap Orang

“Jangan menjawab semua kecuali setiap orang di daftar distribusi itu perlu tahu apa yang perlu Anda katakan,” kata Aimee Symington, CEO Finesse Worldwide. Dia menyarankan untuk meninjau nama-nama dalam daftar dan membalas hanya kepada mereka yang benar-benar membutuhkan respons Anda. Itu mungkin berarti membalas hanya kepada pengirim atau tiga dari tujuh penerima. Dan jika manajer atau kolega Anda ingin disalin pada sesuatu, hormati permintaannya.
Balasan yang bijaksana dapat menghemat waktu orang lain. "Baik karena alasan bisnis atau sosial, orang akan mulai merasa terganggu oleh aliran yang tidak signifikan email karena mereka harus berhenti untuk membukanya, ”kata Diane Gottsman, pendiri Sekolah Protokol Texas. Jadi pikirkan dua kali sebelum menjawab semua dengan "Tidak bisa datang," lain kali Anda diundang untuk makan siang.

Baris subjek yang baik membantu penerima memprioritaskan email, kata Lizzie Post, co-host podcast Awesome Etiquette. Apa pun yang Anda lakukan, jangan biarkan kosong. Saat membuat garis subjek, buat itu spesifik dan ringkas, dan perhatikan ejaan dan tata bahasa Anda. "Ini hal pertama yang diperhatikan seseorang," kata Post.

TERKAIT: Atur Kehidupan Kerja Anda dalam 5 Langkah Sederhana
Karena baris subjek harus mencerminkan konten email, para ahli merekomendasikan untuk memperbarui baris subjek saat percakapan mengalir. Hindari baris subjek yang mungkin mengecilkan urgensi email (pikirkan: "pertanyaan cepat" untuk tajuk a masalah pekerjaan utama) atau menyebabkan seseorang melewatkan pesan yang menurutnya sudah dia baca, jelaskan Gottsman. Dia menyarankan memulai utas baru jika email telah menyimpang terlalu jauh dari pesan aslinya.

Sementara para ahli tidak menyetujui waktu respons yang tepat untuk email, mereka setuju bahwa hampir setiap email layak mendapat jawaban. Jika respons sederhana ("Terima, terima kasih" atau "Kedengarannya seperti rencana yang bagus") akan mencukupi, coba balas segera setelah Anda membaca email.
Terkadang sebuah email akan membutuhkan informasi yang bisa memakan waktu beberapa hari untuk dikumpulkan — tetapi itu tidak berarti Anda diizinkan untuk membuat orang tergantung. "Biarkan mereka tahu Anda menerima email mereka dan akan kembali ketika Anda bisa," kata Symington.
Dan ingat untuk menggunakan pesan balas otomatis jika Anda bepergian atau keluar dari kantor, tambahnya, sehingga orang lain tahu bahwa mereka seharusnya tidak mengharapkan jawaban.

"Pastikan Anda meneruskan ke orang yang tepat untuk alasan yang benar," kata Post. Sebelum Anda meneruskan, evaluasilah sensitivitas konten — yang mencakup segala lampiran dan nama serta info kontak untuk semua orang yang terkait dengan pesan tersebut. Beberapa orang lebih suka bahwa info kontak mereka tetap pribadi. Jika utas berisi terlalu banyak pokok diskusi, mulailah surel baru.

TERKAIT: Cara Menangani 5 Situasi Rekan Kerja yang Sangat Mengganggu

Kita semua ada di sana. Virus bertahan dan sebelum kita mengetahuinya, kami mengirim spam Kakek dengan tautan yang akan membuat siapa saja memerah. Jika Anda menerima apa yang jelas-jelas virus, beri tahu korban yang mungkin tidak mengetahui rahasia apa yang sedang terjadi. "Katakan saja, 'Aku ingin memberitahumu ini terjadi,'" kata Symington. "Itu hal yang baik untuk dilakukan."

Anda peduli untuk membuat kesan yang baik secara langsung, jadi mengapa tidak memegang persona email Anda dengan standar yang sama? "Email adalah cerminan dari Anda dan harus ditulis seperti huruf lebih dari sekadar teks, sambil tetap mengingat singkatnya," kata Symington. Periksa ejaan, tata bahasa, dan tanda baca Anda. Semua huruf besar menunjukkan Anda berteriak, dan semua huruf kecil menunjukkan bahwa Anda malas. Terlalu banyak font, warna, dan wajah yang tersenyum dapat mengganggu, tambahnya.
Bersikap ramah tanpa mencoba berlebihan humor. "Kesalahan dalam hal hati-hati bahkan jika Anda memiliki selera humor," kata Gottsman. Nada terlalu sering kacau dalam email, dan Anda tidak ingin dianggap tidak profesional karena seseorang tidak mendapatkan lelucon Anda.

Satu hal jika Anda makan santai bersama orang penting lainnya (dan kencan malam adalah besok), tetapi sama sekali tidak memeriksa email di pesta makan malam, kata Post. Adapun rapat di kantor, itu tergantung. Jika kolega membawa ponsel atau laptop ke ruang konferensi untuk mengakses email selama rapat, maka mungkin baik-baik saja. "Ketahuilah bahwa budaya perusahaan akan memiliki kebijakan yang berbeda seputar email," katanya. "Ketahui sifat email di tempat kerja Anda agar sesuai."