Cara Menulis Surat Pengantar yang Akan Membuat Anda Dipekerjakan

Bagi banyak pemburu pekerjaan, menulis surat pengantar adalah bagian terburuk dari proses lamaran. Surat pengantar sering membosankan, sulit untuk ditulis, dan luar biasa karena sulit untuk mengetahui apa yang sebenarnya memenuhi syarat sebagai yang baik lagi. Selain itu, sebagian besar calon karyawan tidak tahu apa yang dicari pengusaha tertentu dalam surat lamaran.

Jadi bagaimana Anda menulis surat pengantar yang rapi dan profesional, namun cukup pribadi untuk menonjol dari kerumunan dan menyampaikan alasannya kamu apakah orang terbaik untuk peran itu? Di sini untuk menghilangkan kekhawatiran Anda adalah dua ahli karier yang memecah hal-hal dari ucapan untuk paragraf penutup, sehingga Anda dapat membuat surat Anda bersinar.

TERKAIT:Aturan Baru untuk Menulis Resume yang Sebenarnya Membuat Anda Dipekerjakan

Salam dan Pembuka

Surat lamaran Anda dinilai dari karakter pertama pada halaman, dan bagaimana Anda menangani kalimat yang tampaknya tidak berbahaya seperti salam dapat membuat majikan tidak berdetak dalam sekejap. Jadi bagaimana Anda menghindari kesalahan di sini, dan bagaimana Anda bisa mengikuti aturan?

Alamat surat pengantar Anda kepada orang yang sebenarnya (bila mungkin).

Resume ahli karier Amanda Augustine menyarankan untuk melakukan sedikit riset untuk menentukan kepada siapa Anda harus membahas surat lamaran Anda. "Di dunia yang ideal, Anda harus selalu menyampaikan surat pengantar kepada orang sungguhan," katanya. “Tidak sulit untuk mencari tahu siapa kepala SDM itu. Jika Anda melamar ke peran pemasaran, ada kepala pemasaran. "Bila memungkinkan, gunakan nama.

Jika Anda cukup beruntung untuk mengenal seseorang yang bekerja di perusahaan, ada baiknya mengirimi mereka email yang cepat dan sopan yang menanyakan apakah mereka tahu siapa orang terbaik untuk menujukan surat Anda. Mereka mungkin tahu siapa yang benar-benar akan melihat surat itu selain dari HR (alias manajer langsung potensial Anda), yang akan membuat perbedaan besar.

Tetapi jika Anda tidak dapat menemukan nama yang tepat untuk digunakan, Augustine mengatakan pergi untuk sesuatu yang sedikit lebih luas seperti "Manajer perekrutan yang terhormat."

Jauhi salam yang super generik, terlalu formal, atau terlalu sembrono.

“Hindari‘ sir ’atau‘ madam ’— dan jangan pernah gunakan‘ hiya, ’, kata Augustine. "Yang satu sangat pengap dan yang lain begitu biasa sehingga Anda mengambil langkah untuk menganggap mereka merasa nyaman dengan tingkat keakraban ketika Anda tidak benar-benar mengenal orang itu."

Amy Klimek, kepala sumber daya manusia untuk ZipRecruiter, menambahkan bahwa menggunakan salam generik tidak membedakan surat Anda. "Para pencari kerja yang menggunakan salam generik ini kehilangan kesempatan mudah untuk menyampaikan minat mereka pada perusahaan," katanya.

Jika ragu, gunakan format yang lebih tradisional.

Sebelum internet, alamat dan tanggal diharapkan di bagian atas surat karena dokumen-dokumen ini biasanya melalui surat. Saat ini, Augustine mengatakan lebih sedikit pengusaha yang peduli dengan perincian itu, mengingat sebagian besar surat lamaran tiba melalui email atau melalui portal aplikasi online. Tetapi jika Anda tidak yakin tentang budaya perusahaan, Augustine menyarankan untuk menggunakan format yang lebih tradisional.

Gambarkan pembaca dengan kail yang baik (dan relevan).

Sebagian besar resume dimulai dengan menyatakan minat pada pekerjaan yang dihadapi — tetapi yang melanjutkan dan menggunakan paragraf pertama ini untuk menarik pembaca. "Jika Anda seorang penulis alami, Anda dapat memberikan anekdot tentang salah satu pekerjaan atau waktu Anda selama kuliah yang menunjukkan keterampilan keras dan lunak yang diperlukan untuk peran ini," kata Augustine.

Tetapi ingat, jika Anda memilih rute ini, Klimek memperingatkan bahwa anekdot tersebut harus memiliki relevansi spesifik dengan pekerjaan yang ada.

"Jika pencari kerja melamar bekerja di industri hiburan, mereka dapat memulai surat lamaran dengan menceritakan kisah ketika, sebagai seorang anak, mereka melemparkan tetangga mereka dalam 'film fitur' buatan sendiri, '' dia kata. "Itu jauh lebih berdampak daripada pembuka tradisional dan generik dari‘ Saya menulis Anda hari ini untuk menyatakan minat pada peran terbuka Anda. "

Masih tidak yakin bagaimana caranya? Augustine menyarankan mencari seorang ahli untuk membantu. Orang yang sama yang menawarkan layanan pengeditan resume juga dapat membantu Anda menulis surat pengantar yang bagus.

The Middle (aka The Meat)

Buat kasus yang bagus untuk diri sendiri.

Paragraf kedua, atau bagian tengah surat pengantar Anda, sejauh ini adalah yang paling penting, kata Augustine.

"Ini bukan ringkasan keseluruhan resume Anda, tetapi Anda ingin memilih beberapa persyaratan utama untuk pekerjaan itu dan menjelaskan mengapa Anda bertemu dengan mereka," katanya. “Pikirkan:‘ Ini adalah kebutuhan Anda dan ini adalah kualifikasi saya. ’

Jadikan lebih manusiawi daripada resume Anda.

Tidak seperti resume Anda, surat pengantar adalah penjelasan yang jauh lebih pribadi tentang riwayat pekerjaan Anda, kata Augustine. "Lanjutkan jangan gunakan kata ganti seperti‘ Aku and dan ‘aku,’ "katanya. "Surat pengantar adalah kesempatan untuk menunjukkan kepribadianmu."

Rumuskan setiap momen resume yang membingungkan.

Anda juga dapat menggunakan surat pengantar untuk menjelaskan kesenjangan atau riwayat pekerjaan yang aneh yang diuraikan dalam resume Anda. Jika Anda mengambil cuti setahun untuk memulai sebuah keluarga atau mengurus orang tua yang sakit, atau jika Anda mencari perubahan karir besar, ini adalah kesempatan Anda untuk menjelaskan alasannya.

“Surat lamaran Anda memberi Anda kesempatan untuk menjelaskan salah satu dari 'bendera merah' yang akan ada di resume,” kata Augustine.

Refresh potensi kekurangan Anda sebagai kekuatan.

Tentu saja, Anda ingin memberikan putaran positif pada bendera merah potensial tersebut, seperti kesenjangan waktu atau kurangnya pengalaman. "Anda tidak akan mengatakan," Saya tidak memiliki pengalaman tujuh tahun. "Anda akan berkata," Peran saya di perusahaan ini memungkinkan saya untuk memiliki lebih banyak wawasan tentang X, ’atau,‘ Saya fokus pada jenis pelanggan yang sama dalam pekerjaan saya saat ini, ’” Augustine kata.

Klimek setuju Anda tidak boleh berlama-lama melihat kekurangan yang dirasakan atau kurangnya pengalaman kerja. “Dalam perekonomian yang berubah dengan cepat dewasa ini, profesional dengan karier seperti tangga sangat sedikit dan jarang,” kata Klimek. “Alih-alih menjelaskan mengapa Anda tidak memiliki kualifikasi tertentu, fokuslah pada bagaimana Anda berencana memanfaatkannya kekuatan untuk mempersingkat kurva belajar, dan perpaduan unik dari keterampilan yang dapat ditransfer yang Anda bawa ke pekerjaan."

Jangan menulis terlalu banyak.

Ingatlah untuk menjaga tulisan Anda tetap kencang dan ringkas — anggap itu sebagai highlight utama Anda. "Seorang manajer perekrutan atau perekrut hanya akan menghabiskan beberapa detik membaca surat pengantar," kata Klimek. "Pencari kerja harus bertujuan untuk membuat kesan terbaik dengan kata-kata paling sedikit."

Surat Anda tidak boleh lebih dari satu halaman, dan lebih pendek lebih baik, kata Augustine. "Intinya adalah memberi mereka beberapa highlight untuk membangkitkan selera mereka," kata Augustine.

Paragraf Terakhir dan Penutupan

Ulangi minat Anda, lalu berikan mereka bola.

Saat Anda membungkus surat Anda, pantas untuk kembali menyatakan minat Anda pada posisi itu, kata Augustine. Ini juga merupakan kesempatan untuk mengundang semacam komunikasi lebih lanjut.

"Jika Anda berpikir tentang surat pengantar Anda sebagai materi pemasaran, bagian ketiga ini membawanya pulang dengan panggilan untuk bertindak," kata Augustine. "Anda ingin memastikan bahwa Anda meninggalkan bola di pengadilan mereka, tetapi memberi diri Anda tindak lanjut."

Itu bisa berarti menjanjikan untuk memeriksa pada tanggal tertentu di masa depan pada status aplikasi Anda. Atau, jika Anda tidak yakin siapa yang akan mengawasi aplikasi Anda, di sinilah Anda akan mengundang mereka untuk menghubungi Anda dengan pertanyaan apa pun saat mereka membuat keputusan.

Gunakan tanda tangan sederhana.

Selalu berterima kasih kepada mereka atas waktu dan pertimbangan mereka sebelum menandatangani nama Anda. Adapun sign-off, "tulus," mencoba-dan-benar diikuti oleh nama Anda tidak pernah gagal.

Kesalahan Surat Pengantar Umum

Membuat kesalahan literal.

Salah ejaan dan kesalahan ketik dianggap sebagai kesalahan fatal dalam ranah surat pengantar. Menurut Klimek, jika majikan melihatnya, mereka biasanya tidak akan selesai membaca. Selalu mengoreksi pekerjaan Anda — yang terbaik adalah membacanya dengan keras untuk memastikan itu akurat dan mengalir dengan baik - dan jalankan melewati teman atau, paling tidak, bot tata bahasa online.

"Sebagian besar perekrut merasa sulit untuk mengabaikan kata-kata yang salah eja dan tanda baca yang hilang dalam surat lamaran," kata Klimek. “Bacaan situasi yang sebaik mungkin adalah bahwa pencari kerja kurang memperhatikan detail; namun, kemungkinan besar perekrut akan menafsirkan kesalahan-kesalahan ini sebagai indikasi seberapa banyak, atau sedikit, pencari kerja peduli dengan pekerjaan itu. "

Menggunakan satu surat pengantar untuk beberapa aplikasi.

Kesalahan jelas lainnya adalah menggunakan surat pengantar umum untuk berbagai posisi. Spektrum berkisar dari tanpa sengaja mengirim surat untuk perusahaan A ke perusahaan B dengan tergesa-gesa untuk mengeluarkan aplikasi, hingga hanya mengirim surat generik yang sama ke setiap tempat yang Anda lamar.

“[Perekrut] membenci ketika surat pengantar adalah generik dan dapat digunakan untuk perusahaan mana pun, tetapi itu adalah yang terburuk ketika Anda melamar Coca-Cola, tetapi Anda menyebut Pepsi karena Anda tidak menemukan dan mengganti, "Augustine kata.

Jika Anda ingin menonjol, Anda ingin membuat surat Anda terlihat kurang seperti formulir yang Anda isi dan lebih seperti representasi diri Anda sebagai karyawan.

Menggunakan font dan format yang funky.

Dan ketika datang ke desain dan font, Augustine menyarankan bermain aman. Gunakan font sans serif seperti Calibri dalam ukuran 11 atau 12. Font-font ini mudah dibaca oleh bot online, yang sedang digunakan lebih sering daripada sebelumnya untuk memindai resume yang diajukan oleh pelamar sebelum seorang manajer perekrutan manusia pernah melihatnya. Dan untuk itu, Anda juga harus mencoba untuk memasukkan beberapa istilah SEO friendly yang termasuk dalam deskripsi pekerjaan jika Anda tahu Anda akan melamar melalui portal online, kata Augustine.

TERKAIT: 13 Tips Wawancara yang Akan Membuat Anda Menjadi Kandidat Paling Mengesankan untuk Pekerjaan